Objetivo
El presente documento busca obtener la información necesaria para la configuración y puesta en Marcha de WORKFLOW HRProcess, modulo para solicitud de Licencias / Vacaciones, para que el mismo se adapte a la organización del cliente en cuestión. Define paso a paso los requerimientos que permitirán la configuración y cargas de datos necesarios para la inicialización del sistema.
Proceso de implementación
El proceso consta de distintas etapas, en las cuales está presente el relevamiento explicado en este documento. El tiempo de implementación por lo general suele darse en plazo de 2 meses, sin embargo, este dependerá de la complejidad de la Empresa.
Relevamiento
Datos básicos
Organización
Se requiere la definición de interlocutores en la Institución que puedan destinar tiempo suficiente para relevamientos, formación y tomar decisiones.
Tipos de usuarios
Los tipos están definidos como:
Colaboradores.
Colaboradores y Administradores.
Funciones en la implementación del sistema Workflow
Se proponen distintas funciones, que, dependiendo de la realidad de la Empresa, podrá recaer en varias o una persona. Es importante prever la disponibilidad de sus tiempos.
1. Líder de Proyecto: Es necesario definir un responsable del Proyecto de Implementación. Será quien coordine y facilite las acciones, con el objetivo de implementar rápidamente y con excelente calidad.
Debería ser una persona con acceso a los tomadores de decisión y directivos, con conocimientos y experiencia en la Empresa.
Carga de trabajo estimada: 20 horas en un lapso de 1 mes.
2. Referente del área usuaria: Es quien comunica las definiciones para configurar y cargar datos básicos en Workflow, en base a sus conocimientos o lo que releve con otras personas de la Empresa.
En la implementación será quien dicte la formación al resto del personal administrativo, operativo y directivo que sea necesario.
Será también responsable de hacer una prueba final y verificación de contenidos y textos antes de iniciar las actividades.
Una vez implementado, será quien opere el sistema, cargando datos, controlando, formando nuevos usuarios y siendo el nexo de comunicaciones con el soporte del Sistema Workflow.
Carga de trabajo estimada: 60 horas en un lapso de 1 mes.
3. Responsable comercial: Persona de contacto para tratar temas comerciales y económicos.
Acerca de la empresa
La Empresa debe proveer la información de:
Dirección de página web.
Formatos.
Logos.
Paleta de colores utilizados por la empresa.
Tipologías de letra.
Slogan.
Fotos.
Datos de contacto:
Direcciones de mail (Consultas, encargados, recursos humanos, etc.).
Teléfonos, fax.
Otros.
Pueden indicarse links de la web de la Empresa o bien enviarse los archivos en formatos comúnmente utilizados.
Estructura de la empresa
Deberá informarse detalladamente cómo se estructura organizativamente la Empresa, describiendo los nombres de cada una de las Unidades que la conforman. Adicional a esto es necesaria una especificación tipo organigrama que refleje las líneas de mando.
Las unidades organizativas
Las Unidades Organizativas definidas según su finalidad específica, están asociadas en Unidades de Costos y Sitios, a su vez, de las UO pueden generarse Unidades Jerárquicas o funcionales. Para esto es necesario definir para cada UO (Las Unidades Organizativas son las que describen el espacio de trabajo que ocupa cada empleado, en este caso tanto para solicitantes como autorizados) lo siguiente:
Nombre de UO
Descripción: Texto descriptivo que se visualizará al seleccionar la Unidad Organizativa.
Observaciones: Texto libre para cargar alguna observación de la Unidad Organizativa.
UO Jerárquica: Identificación de la Unidad Organizativa dentro de la estructura organizacional.
Sitio: Espacio Geográfico asociado a la Unidad Organizativa.
Centro de Costos: Código para identificar el Centro de Costo a asignar a una Unidad Organizacional.
Tipos de unidades organizativas
Los tipos de Unidades Organizativas son definidas según la estructura organizacional, por ejemplo: Empresa, Dirección, Gerencia, Jefatura, Área. Para cada una de ella se pedirá:
Nombre: Texto explicativo que verá el usuario al asignar un tipo de Unidad Organizativa aun Colaborador.
Los sitios
Los Sitios son los espacios geográficos, para cada Sitio se pide:
Nombre: Texto explicativo que verá el usuario al asignar un Sitio a un Colaborador y a su responsable.
Los centro de costos
Los Centros de Costo son las divisiones donde se imputan los gastos de requerimientos específicos.
Nombre: Texto explicativo que verá el usuario al asignar un Centro de Costo a un Colaborador, y a su responsable.
Las empresas
Para cada empleado se toman datos para su identificación y son asociados a una UO, CC y UO jerárquica o funcional en el caso de depender de una de ellas.
Nombre: Texto explicativo que verá el usuario al asignar una empresa a un Colaborador.
Los convenios
Los convenios a los cuales se encuentran afiliados los colaboradores.
Usuarios y asignaciones
Se pedirá completar planillas con los datos básicos de los distintos tipos de usuarios que utilizarán el Sistema Workflow.
Usuarios colaboradores y administradores
Lista de usuarios según planilla de relevamiento. Serán las personas encargadas de actualizar datos, dar de alta a colaboradores, extraer reportes e indicadores.
Usuarios colaboradores
La lista del personal de la Empresa quienes podrán solicitar procedimientos de acuerdo a una clave y usuario asignado.
Autorizantes
Deberá informarse un listado de aquellos usuarios que poseen alguna responsabilidad, ya sea de una Unidad Operativa, Centro de Costo o Sitio y que tienen bajo se responsabilidad aprobar algún proceso. Adicional informar en el listado si existen varios niveles de aprobación.
Prestadores de servicio
(En los casos para los que un procedimiento requiera los datos de un prestador de servicio). Listado de prestadores de algún servicio que un tercero ofrezca a la institución, indicando si este opera para un Centro de Costo, Sitio o Unidad Organizativa específica.
Tanto para los Colaboradores y los Colaboradores y Administradores se requiere cierta información, la cual se solicitará a través de un documento en formato xlsx, a continuación, se especifica cada uno de los campos requeridos:
Alta de un colaborador (Usuario del portal)
Para cada colaborador se define:
Tipo de usuario: Colaborador o Administrador.
Usuario: Nombre de Usuario en el portal.
Nombres.
Apellidos.
E-Mail: dirección de correo electrónico donde le llegará aviso de su alta en el portal y demás documentaciones, alertas, solicitudes.
No tiene E-mail: Si se marca que no tiene mail, se puede agregar un mail alternativo.
E-Mail alternativo: En caso de no tener mail se puede enviar la información las solicitudes.
Legajo: DNI.
Empresa.
Responsable Jerárquico: Responsable directo informado.
UO: Unidad Organizacional a la que pertenece el usuario
UO Jerárquica: Unidad Organizacional Jerárquica de la que depende.
UO Funcional: Unidad Organizacional Funcional de la que depende.
Centro de Costo: Centro de Costo al que pertenece el usuario.
Sitio: Espacio geográfico asignado.
Convenio: El convenio al cual pertenece, o puede ser “Fuera de Convenio”.
Regla de negocio: Tipo de solicitudes que puede realizar.
Máximo traslado saldo (%): Porcentaje que se le permite dejar de un año a otro en vacaciones en procesos automáticos.
Gestor de Búsqueda y Selección: Este dato no se completa
Fecha de Efectivización: fecha en formato dd-mm-aaaa.
Fecha de Antigüedad Reconocida: fecha en formato dd-mm-aaaa, utilizada para cálculo de contingentes de vacaciones cuando difieren, en caso de ser iguales se debe completar también.
Los autorizantes
Los Autorizantes son los encargados de cada UO, Centro de Costo o Sitio, por ello se les asocia a alguna UO, Centro de Costo o Sitio. Además, se recaba información sobre: el periodo de tiempo en el que funge como encargado de la UO, y el tipo de autorizante.
Usuario: Nombre y Apellido del Usuario.
Responsabilidad: cuál es su responsabilidad:
UO.
CC.
Sitio.
Gestor Carga de UO.
Gestor Carga Sitio.
Prestador por CC.
Prestador por Sitio.
UO/CC/Sitio: Según el tipo de responsabilidad, se nombra la UO, CC o sitio correspondiente.
Tipo:
Primaria.
Secundaria.
Fecha desde: Fecha de inicio en el que asume la responsabilidad.
Fecha hasta: Fecha en que cese su responsabilidad.
Observaciones: Texto libre con alguna descripción complementaria.
Los procesos
Los procesos son los tipos de Workflow. Para esto es necesario definir lo siguiente para cada Workflow:
Desc. Corta: Es el nombre para identificar el procedimiento.
Desc. Larga: Es el texto a mostrar como detalle descriptivo del procedimiento.
Requiere doc. Rep.?: Indica si en la solicitud se pedirá el ingreso de un documento respaldatorio. Puede ser de ingreso obligatorio, opcional o que no se muestren los campos. Se trata de un campo de fecha del documento y otro para el upload del mismo.
Permite interrupción?: indica si este proceso puede ser interrumpido por otro, en cuyo caso va a cortarse y devolver saldos, de corresponder.
Interrumpe?: Indica si este proceso puede interrumpir otros, en caso de superponerse a períodos solicitados.
Muestra saldos?: indica si se gestionan saldos, apareciendo o no en el formulario de solicitud.
Descuento de saldos: Los saldos se descuentan de un saldo único para el tipo de WF, o o lo comparte con otro WF?.
Cantidad de períodos permitidos: indica el máximo de períodos que pueden solicitarse en una o varias solicitudes, dentro del lapso de tiempo vigente (también llamado período). Ejemplo: poder solicitar 4 particiones de vacaciones, dentro del período 2017.
Mínimo días: Cantidad mínima de días que pueden solicitarse por período. No permitirá grabar solicitudes con períodos de menos días que este en este parámetro.
Máximo días: Cantidad máxima de días que puede solicitar por período. No permitirá grabar solicitudes con períodos de más días que esté en este parámetro.
Control día de la semana: Se podrá seleccionar uno más días en los que solo se permitirá realizar solicitudes.
Control primer día hábil?: Controla que el día de inicio de una licencia debe ser solicitada el primer día hábil de la semana seleccionada.
Control día feriado?: Controla que el día de inicio de una licencia deba ser solicitado un día hábil.
Control frecuencia entre solicitudes: Cantidad de días (desde fecha fin de una solicitud, hasta la fecha inicio de la siguiente solicitud) que deben esperarse para realizar una nueva solicitud de un mismo tipo de proceso. Mínimo porcentaje: Utilizado para la generación automática de contingentes, establece el traslado de un año a otro de saldos.
Control múltiplo: Determina que la cantidad de días computados cargados en cada período sea múltiplo del valor informado. Por ejemplo: si se configura el control de múltiplo de 7 días, permitirá cargar 7, 14, 21 y demás múltiplos de 7. Excepción: en caso de que el saldo del colaborador sea inferior al valor de este parámetro, en el último período informado permitirá cargar dicho valor, a los efectos de agotar el saldo remanente que tiene la persona.
Cálculo días: Determina si se utilizan días hábiles o corridos. Con o sin considerar feriados en caso de hábiles.
Tipo tope: indica cómo considera el periodo en el cual controlará que no se exceda el tope de días autorizados (determinado en Reglas de Negocio) - Vacaciones - Anuales calendario - Móviles - Para licencias escolares: ciclo lectivo - Para nacimiento: 105 días móviles desde fecha de certificado médico
Días plazo para status amarillo: Cantidad de días para que en el Dashboard una solicitud pendiente de aprobación pase a color amarillo.
Días plazo para status rojo (vencimiento): Cantidad de días para que en el Dashboard una solicitud pendiente de aprobación pase a color rojo.
Días para Alerta 1 - N: Cantidad de días para que se genere una alerta automática indicando que el usuario tiene algo pendiente de aprobar.
Genera mails por alertas?: indica si este tipo de WF generará mails a usuarios por nuevas alertas.
Observaciones: texto libre.
Tipo Novedad: dato determinado por el sistema de control horario, para que sea informado en la interface de salida hacia dicho sistema.
Código Novedad: ídem anterior.
Nota: Ver ANEXO II, formulario a llenar por cada proceso requerido.
Reglas de negocio
Las reglas de negocio son un conjunto de parámetros que pueden asignarse individualmente a cada empleado, permitiendo mayor flexibilidad en el comportamiento de los procesos.
Descripción: Texto descriptivo que verá el usuario al seleccionar la regla y asignarla al empleado.
Tope días: Cantidad de días permitidos en un período de tiempo (relacionado al “Tipo de Tope” del punto anterior). Ejemplo: 10 días de licencia por examen al año. En caso de ser un proceso que gestiona saldos, este tope no tiene relevancia.
Maestro de autorizantes
Es la determinación de los pasos o niveles de autorización de cada proceso de Workflow, en un orden determinado:
Proceso de Workflow: Indica de qué tipo de Workflow se trata.
Regla: indica para qué regla aplica este aprobador. Es decir que podré tener diferentes estrategias de aprobación dependiendo de la regla asignada a los empleados, por el mismo tipo de Workflow.
Orden: indica en qué orden se buscará este aprobador, estableciendo la secuencia de aprobaciones.
Criterio de determinación de autorizante: es la lógica usada para definir qué usuario será autorizante de la solicitud en cuestión. Las predeterminadas son:
Responsable Jerárquico.
Responsable Funcional.
Responsable Jerárquico del Responsable Jerárquico.
Responsable Funcional del Responsable Funcional.
Responsable Jerárquico del Responsable Funcional.
Responsable Funcional del Responsable Jerárquico.
Responsable de Centro de Costo.
Jerárquico Responsable del Centro de Costo.
Responsable de Sitio.
Responsable Directo Informado.
Los motivos de rechazo
Para cada tipo de Workflow se generan los motivos por los cuales puede ser rechazo, por tanto, para cada motivo a definir se requiere:
ID Texto: El motivo
Proceso: Selección del Workflow asociado a este motivo.
Observación: Un texto libre complementario.
Las imágenes
En este apartado se especifican las dimensiones que deben cumplir las imágenes a mostrarse para los logos, encabezados y Pie de los documentos PDF:
Logos: ancho; 230px alto: 50px.
Encabezado en PDF: ancho 2362px, alto 355px.
Pie en PDF: ancho 2362px, alto 260px.
E-mails
Los mails generan un texto predeterminado al momento que un usuario se le da de alta en el portal, para la generación de estos es necesario contar con:
Remitente: Dirección de correo electrónico de un contacto de la empresa.
Asunto: Título del mail.
Cuerpo: Texto informativo con los datos del alta, usuario y clave.
Calendario
En calendario se gestionan las fechas de los días hábiles y no hábiles:
Fecha: en formato dd-mm-aaaa.
Día Hábil: Identificación si es un hábil o no.
Es generado por el usuario y carga en él los días que son propios de la Empresa o los puentes que pueda determinar el gobierno.
Los saldos
Los saldos se refieren al número de días disponibles para el pedido de vacaciones, asociados a cada empleado, por ello se reúne la siguiente información:
Usuario: DNI, legajo o el que se determine como usuario al momento del alta.
Fecha desde.
Fecha hasta.
Periodo.
Saldo: Saldo de días pendientes en el caso de poseerlo, o saldo inicial.
Consumido: Número de días consumidos.
Expirados: Son los días que pierde el colaborador por non haberlos gozado y supera el saldo que puede dejar para el año siguiente.
Workflow: Nombre de la Desc. Corta vista anteriormente.